ServiceCanvas — Structured Service Request Design

ITSM Strukturiertes Service Request Design — Statt Word & Excel Structured service request design — not Word & Excel

ServiceCanvas ist die No-Code-Plattform für strukturiertes Service Request Design im IT Service Management. Dokumentieren, modellieren, freigeben, veröffentlichen — alles an einem Ort, nachvollziehbar, revisionssicher. ServiceCanvas is the no-code platform for structured service request design in IT service management. Document, model, approve, publish — all in one place, auditable and version-controlled.

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✓ SSL verschlüsselt · DSGVO-konform · Hosting in Deutschland SSL encrypted · GDPR compliant · Hosted in Germany

servicecanvas.app / onboarding-v2

Mitarbeiter-Onboarding Employee onboarding

SR-0284

1 Entwurf erstellenCreate draft Draft ✓

2 Freigabe anfordernRequest approval Review ✓

3 Freigegeben von S. KöhlerApproved by S. Köhler Approved ✓

4 Im Katalog veröffentlichtPublished in catalogue Live ✓

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Audit-Trail aktivAudit trail active

14 Events erfasstevents logged

3 Collaborators aktiv3 collaborators active

Bearbeiten geradeCurrently editing

Das ProblemThe problem

Service Request Designs leben derzeit in Dokumenten. Das muss aufhören. Service request designs live in documents. That has to stop.

Word-Beschreibungen ohne Struktur. Excel-Matrizen ohne Versionierung. E-Mail-Freigaben ohne Audit. ServiceCanvas macht aus fragmentierten Dokumenten strukturierte, wiederverwendbare Service Request Designs. Unstructured Word descriptions. Excel matrices without versioning. Approvals scattered across email. ServiceCanvas replaces fragmented documents with structured, reusable service request designs.

HeuteToday

Word & ExcelWord & Excel

✕Unstrukturierte Freitext-BeschreibungenUnstructured free-text descriptions
✕Versionen als "final_v3_FINAL.docx"Versions named "final_v3_FINAL.docx"
✕Freigaben per E-Mail ohne Audit-TrailEmail approvals without audit trail
✕Keine Wiederverwendung zwischen ServicesNo reuse across services
✕Keine Kollaboration — jeder arbeitet im eigenen DokumentNo collaboration — everyone works in their own document

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Mit ServiceCanvasWith ServiceCanvas

Strukturiertes DesignStructured design

✓Standardisierte Service-Profile mit MetadatenStandardised service profiles with metadata
✓Saubere Versionierung & ÄnderungsverfolgungClean versioning & change tracking
✓Digitale Freigabeworkflows mit vollem Audit-TrailDigital approval workflows with full audit trail
✓Wiederverwendbare Bausteine & TemplatesReusable building blocks & templates
✓Echtzeit-Kollaboration — gemeinsam am selben Service Request Design arbeitenReal-time collaboration — work together on the same service request design

So funktioniert'sHow it works

Drei Phasen. Ein Tool.
Ende-zu-Ende dokumentiert. Three phases. One tool.
End-to-end documented.

1DefinitionDefinition

Den Service strukturiert beschreiben.Describe the service with structure.

Name, Klassifizierung, Verantwortlichkeiten, SLAs, Metadaten. Ein standardisiertes Service-Profil ersetzt zehn unstrukturierte Word-Dokumente.Name, classification, ownership, SLAs, metadata. A single standardised profile replaces ten inconsistent Word docs.

Service-Profil mit Pflicht- und MetadatenfeldernService profile with mandatory fields & metadata
Mehrere Bearbeiter in Echtzeit, ÄnderungshistorieMulti-user real-time editing with change history
Neuerstellung, Start aus Vorlage oder Duplikat eines bestehenden Service RequestsCreate from scratch, start from a template, or duplicate an existing service request

2FormulardesignForm design

Anfrageformulare einfach modellieren – per Drag & Drop.Model request forms easily – via drag & drop.

Fachbereiche gestalten Service Request-Formulare eigenständig und strukturiert. 12 Feldtypen, flexible Regelwerke für Sichtbarkeit und Pflichtfelder, Vorbefüllung sowie Backend-only-Felder unterstützen die fachliche Modellierung – die technische Umsetzung erfolgt anschließend durch die IT.Business units design service request forms independently and with structure. 12 field types, flexible rules for visibility and required fields, autofill, and backend-only fields support the process — technical implementation follows with IT.

Sichtbarkeits- und Pflichtfeldlogiken definierenDefine visibility and required-field logic
Vorbefüllung aus anderen Feldern oder Stammdaten nutzenUse autofill from other fields or master data
Backend-only-Felder für die interne Bearbeitung anlegenCreate backend-only fields for internal processing

3WorkflowWorkflow

Prozesse visuell abbilden – klar und strukturiert.Map processes visually – clearly and structurally.

Fachbereiche visualisieren Serviceprozesse nachvollziehbar und strukturiert. Swimlanes, Entscheidungs- und parallele Pfade unterstützen die fachliche Darstellung – ohne technische Logik oder Ausführung.

Die Abbildung dient als Grundlage für Abstimmung, Dokumentation und spätere Umsetzung durch die IT.

Ein Audit-Trail stellt sicher, dass Änderungen jederzeit nachvollziehbar und revisionssicher exportierbar sind.Business units visualise service processes transparently and with structure. Swimlanes, decision paths, and parallel flows support the conceptual mapping — without technical logic or execution.

The diagram serves as the basis for alignment, documentation, and subsequent implementation by IT.

An audit trail ensures that all changes are traceable and exportable for compliance at any time.

Visuelle Swimlanes pro Rolle oder TeamVisual swimlanes per role or team
Entscheidungs- und Alternativpfade darstellenMap decision and alternative paths
Parallele Abläufe visualisierenVisualise parallel process flows
PDF-Export im eigenen BrandingPDF export with your own branding
API-Schnittstellen (z. B. ServiceNow, Jira, Ivanti)API integrations (e.g. ServiceNow, Jira, Ivanti)

FunktionenFeatures

Alles, was du für ein professionelles Design von Service Requests brauchst. Everything you need for professional design of service requests.

Von der Servicedefinition bis zum veröffentlichten Katalog-Eintrag — alle Werkzeuge in einer Plattform. From service definition to published catalogue entry — all tools in one platform.

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Service-ProfilService Profile

Strukturierte Dokumentation mit Name, Beschreibung, Klassifizierung, Preismodell, Durchlaufzeiten und individuellen Metadatenfeldern.Structured documentation with name, description, classification, pricing model, lead times and custom metadata fields.

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No-Code Formular-BuilderNo-Code Form Builder

12 Feldtypen per Drag & Drop, frei konfigurierbare Pflicht- und Sichtbarkeitsregeln, Vorbefüllung und Live-Vorschau.12 field types via drag & drop, freely configurable required and visibility rules, autofill and live preview.

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Workflow DesignerWorkflow Designer

Visueller Prozessdesigner mit Swimlanes, Entscheidungspfaden, parallelen Abläufen und frei definierbaren Prozessschritten.Visual process designer with swimlanes, decision paths, parallel flows and freely definable process steps.

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Freigabe-WorkflowApproval Workflow

Services durchlaufen einen strukturierten Freigabeprozess. Freigebende werden gezielt eingeladen und entscheiden mit einem Klick.Services go through a structured approval process. Approvers are specifically invited and decide with one click.

👥

Echtzeit-KollaborationReal-time Collaboration

Teams arbeiten gleichzeitig am selben Service Request Design. Änderungen sind sofort für alle sichtbar.Teams work simultaneously on the same service request design. Changes are immediately visible to everyone.

📁

Vorlagen & WiederverwendungTemplates & Reuse

Best Practices als Vorlagen speichern und teilen. Bestehende Service Requests duplizieren und als Ausgangsbasis nutzen.Save and share best practices as templates. Duplicate existing service requests and use them as a starting point.

📄

PDF ExportPDF Export

Alle relevanten Informationen auf Knopfdruck als PDF im eigenen Corporate Design exportieren — revisionssicher und archivierbar.Export all relevant information as a PDF in your own corporate design at the click of a button — audit-ready and archivable.

🔔

Audit-TrailAudit Trail

Alle Änderungen und Aktionen werden automatisch protokolliert — für maximale Transparenz und Revisionssicherheit.All changes and actions are automatically logged — for maximum transparency and compliance.

⚙️

Admin DashboardAdmin Dashboard

Zentrale Verwaltung von Nutzern, Rollen, Branding, E-Mail-Konfiguration und Lizenzen.Central management of users, roles, branding, email configuration and licences.

AnwendungsfälleUse cases

ServiceCanvas ist überall dort zuhause, wo Services entstehen. ServiceCanvas is right at home wherever services are created.

Ob IT Services, HR-Prozesse oder Shared Services — ServiceCanvas passt sich Ihrer Organisation an. Whether IT services, HR processes or shared services — ServiceCanvas adapts to your organisation.

💻

IT Service ManagementIT Service Management

Strukturierte Service Requests für Hardware, Software, Zugänge und Onboarding — ohne Endlos-E-Mail-Schleifen.Structured service requests for hardware, software, access and onboarding — without endless email loops.

👤

HR & People OperationsHR & People Operations

Onboarding-Workflows, Urlaubsanträge, Weiterbildungen und Offboarding — klar dokumentiert und freigegeben.Onboarding workflows, leave requests, training and offboarding — clearly documented and approved.

🏢

Shared Service CentreShared Service Centre

Interne Services wie Buchhaltung, Einkauf oder Facility Management — standardisiert und nachvollziehbar abgebildet.Internal services such as accounting, procurement or facility management — standardised and transparently mapped.

📊

Governance & ComplianceGovernance & Compliance

Freigabeprozesse mit vollem Audit-Trail, Versionierung und PDF-Export — revisionssicher ab Tag 1.Approval processes with full audit trail, versioning and PDF export — audit-ready from day one.

Stimmen aus dem BetriebVoices from operations

Enterprise-Teams, die aus Dokumenten ausgezogen sind. Enterprise teams that moved out of documents.

CASE STUDY // DE

„Unsere Service Requests lagen jahrelang in Word-Dokumenten — jeder hatte seine eigene Version. Jetzt gibt es einen Stand, einen Prozess, eine Freigabe. Endlich." "Our service requests lived in Word documents for years — everyone had their own version. Now there's one record, one process, one approval. Finally."

Maya Köhler

Head of IT Service DesignHead of IT Service Design

„Endlich können die Fachbereiche Service Requests selbst modellieren — ohne dass meine IT zur Engstelle wird." "Finally, business units can model service requests themselves — without my IT team becoming the bottleneck."

Jonas Prenzlauer

Director ITDirector IT

„Freigaben per E-Mail waren unser größtes Problem — niemand wusste mehr, wer was wann entschieden hat. Das ist jetzt vorbei." "Email approvals were our biggest problem — nobody knew who had decided what and when. That's over now."

Sarah Reinhardt

CFOCFO

„Früher hat ein neues Service Request Design zwei Wochen gedauert — allein wegen der Abstimmungsschleifen. Heute ist das an einem Nachmittag erledigt." "A new service request design used to take two weeks — just because of the back-and-forth. Now it's done in an afternoon."

Anand Tellamraju

VP OperationsVP Operations

„Jede Abteilung hatte ihr eigenes Excel für Service Requests — und niemand wusste, welches aktuell war. Mit ServiceCanvas gibt es genau eine Quelle. Das klingt simpel, ändert aber alles." "Every department had their own Excel for service requests — and nobody knew which one was current. With ServiceCanvas there's exactly one source. Sounds simple, but it changes everything."

Nadia Mihailov

CTOCTO